项目漂移：如何应对IT领域的无声项目杀手

检测项目“偏离”的方法包括密切关注供应商变化、业务利益相关者需求改变、项目功能增强累积及业务变化等外部因素，通过定期审查项目进度、对比需求文档与实际进展来发现偏离迹象。纠正方向可采取尽早阻止功能增强累积、重新谈判项目进度与交付成果、对项目发起人提出更高要求等措施。检测项目“偏离”的方法关注外部因素供应商变化：供应商推出新的软件版本等情况，可能影响项目时间线和用户培训安排。例如，新软件版本可能带来新的功能或操作方式，需要额外时间让用户熟悉，若未及时察觉并调整项目计划，项目就可能偏离方向。业务利益相关者需求改变：业务利益相关者对项目初始需求列表的改变，会延长项目时间线。比如，原本确定的项目功能需求，在项目进行过程中，业务方提出新的功能要求，若不加以控制，项目会逐渐偏离最初目标。项目功能增强累积：一系列看似无害的项目功能增强“微调”，累积起来会影响时间线或交付成果。如用户不断提出在屏幕上添加简单按钮等小功能需求，随着需求增多，会对项目进度和交付成果产生不利影响。业务变化：影响项目的业务变化，如市场环境改变、公司战略调整等，可能导致项目原本的目标和计划不再适用。例如，公司决定拓展新的市场领域，原本为现有市场开发的IT项目可能就需要重新规划。定期审查与对比定期审查项目进度：通过定期的项目进度审查会议，对比实际进度与计划进度，查看是否存在延迟或提前完成的情况。若发现进度与计划偏差较大，可能意味着项目出现了偏离。对比需求文档与实际进展：将项目实际进展与需求文档进行详细对比，检查是否按照需求文档的要求进行开发。如果实际开发的功能与需求文档不符，或者遗漏了某些重要功能，就表明项目可能偏离了方向。纠正项目方向采取的措施尽早阻止项目功能增强需求的不断累积及时召开会议讨论：一旦出现功能增强需求，CIO和项目负责人应立即推动召开会议，讨论这些增强需求及其对项目的影响。例如，当用户提出添加新按钮的功能需求时，及时组织相关人员开会，分析该需求对项目进度、成本等方面的影响。共同决定应对策略：在会议上，让管理层和业务用户早期就了解到功能增强对项目进度和交付成果的影响，大家共同决定是否应“冻结”项目功能增强，直到项目在初始阶段交付，或者是否应纳入请求的功能增强，并据此重新制定项目进度和交付成果的时间表。始终重新谈判接受新功能增强的影响：当接受重大的新功能增强时，要明确这将延长项目进度，并可能导致预算超支。业务经理希望从项目中获得尽可能多的功能，会安排员工“试运行”项目并提供反馈，这些反馈可能包含新的功能需求。及时重新谈判项目进度：若项目功能增强影响项目承诺，应始终重新谈判。例如，在构建订单录入系统时，用户不断要求功能增强，此时CIO和项目经理应召开会议重新谈判项目进度，而不是试图吸收所有变化而不改变项目交付日期，否则项目可能无法按时完成甚至被取消。对项目发起人提出更高要求详细列出项目需求：项目需求应始终在需求文档中详细列出，即使使用敏捷作为软件开发方法，也要有项目需求基准文档。该文档可以向用户和IT部门说明项目何时偏离，以便项目可以修订或停止。例如，在项目开始前，明确列出系统需要具备的各项功能、性能指标等需求，在项目进行过程中，以此为标准进行检查。定期召开会议监控进度：CIO和项目经理应定期与用户召开会议，以便所有人都能监控项目进度，并发现项目偏离何时开始。然后，如果项目需要改革或重新谈判，所有利益相关者都能参与并提出方案并作出承诺。例如，每月召开一次项目进度会议，汇报项目进展情况，讨论是否出现偏离以及如何应对。